Vivemos a era da Transformação Digital e das companhias data driven, em cujo cenário o software ocupa cada vez mais o protagonismo nas estratégias das corporações.

Neste contexto, tecnologias, metodologias e abordagens ganham relevância, com destaque para Agile, DevOps e BPM, que podem proporcionar ganhos importantes para as organizações privadas e públicas, de todas as áreas, também as que atuam com logística e transportes.

Há muito, desde os tempos da disciplina Organização, Sistemas e Métodos, os gestores vêm percebendo a importância de otimizar os processos organizacionais, até então lançando mão de ferramentas de GED e workflow e, mais recentemente, adotando softwares da classe BPMS (Business Process Management System) que seguem a abordagem BPM (Gerenciamento dos Processos de Negócio).

O principal desafio, contudo, tem sido encontrar fornecedores de software e de serviços (modelagem e automação de processos) capazes de oferecer soluções compatíveis com as necessidades e com o budget da organização. Infelizmente a maioria desses softwares tem custo elevado e muitos dos fornecedores não tem experiência efetiva na automação de processos.

Por mais paradoxal que possa parecer, quem mais avançou na automação de processos no Brasil foi o Judiciário, vencendo o desafio de automatizar processos de natureza complexa e formal. Esse avanço se deu com o advento do Sistema de Processo Judicial Eletrônico (PJe), cujo desenvolvimento teve início no TRF da 5a Região, tendo sido depois padronizado para todos os tribunais brasileiros pelo CNJ.

Ainda no setor público, o Executivo e o Legislativo estão vários passos atrás do Judiciário, enquanto no setor privado ainda vemos médias e grandes corporações convivendo com processos manuais, que acumulam pilhas de papel e têm trâmite lento e dispendioso.

CEO e CIO trabalhando juntos

Em se tratando de uma demanda prioritária da organização, a automação de processos deve ser capitaneada pelo CEO, a quem cabe liderar essa agenda, envolvendo as áreas de negócios e a TI. Estando alinhado com a estratégia corporativa, cabe ao CIO facilitar as coisas, buscando soluções de software e serviços que sejam aderentes à realidade e à capacidade de investimento da organização.

O primeiro e maior desafio é desmistificar a automação de processos, vista como atividade que exige duas longas e complexas etapas: o mapeamento e a automação propriamente dita. Nossa experiência cotidiana tem revelado que os processos mais relevantes para as organizações podem ser automatizados com relativa simplicidade, trazendo enormes e imediatos benefícios, mas para isso é preciso saber escolher solução e fornecedor capazes de simplificar, ao invés de complicar as coisas.

Existem hoje softwares de automação de baixo custo e altamente funcionais, que dispensam a aquisição dos caríssimos e "pesados" BPMS dos grandes players. Por outro lado, para a etapa de modelagem do processo, que antecede a automação, cabe evitar certas abordagens que tornam essa atividade excessivamente custosa e demorada.

Por fim, cabe elogiar a iniciativa do governo federal ao instituir o Processo Eletrônico Nacional, "com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos".

A iniciativa peca, contudo, ao padronizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma solução simplória e limitada, incapaz de viabilizar a automação de processos de acordo com a abordagem BPM.

* Jorge Santana é CEO da Infox, empresa especializada em automação de processos.