O reembolso de despesas geralmente pode ocorrer de duas maneiras: (i) dentro de um mesmo grupo empresarial que, visando a redução dos custos administrativos internos,  resolve concentrar em apenas uma das empresas, as áreas de apoio administrativo como contabilidade, financeiro, jurídico, tecnologia dentre outros; ou (ii) quando uma empresa acaba assumindo a despesa de seu cliente e, posteriormente, reembolsa os valores (ex.: escritório de advocacia que paga as custas processuais e de correspondente do cliente e se ressarci, sozinho).

O reembolso das despesas é realizado via nota de débito entre as empresas e, por tratar-se de mero reembolso, não é classificado como receita tributável pelas empresas que recebem o reembolso. Tampouco o ISSQN é recolhido, visto que, apesar de haver a disponibilização de esforço humano, não há lucro na operação, ou seja, falta ao mesmo o signo presuntivo de riqueza capaz de gerar a tributação pelo ISSQN.

Da mesma forma deveria ocorrer com o PIS e COFINS. Apesar de a legislação prever que o PIS e a COFINS terá como base de cálculo o faturamento, entendido este como a totalidade das receitas independentemente da classificação contábil das mesmas, o reembolso, como dissemos acima, raramente é contabilizado como tal.

Porém, o Fisco (municipal no caso do ISSQN e federal no caso do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS) por vezes exige a tributação de tais valores, em total afronta ao conceito de riqueza (conceito econômico). O tema vem evoluindo na jurisprudência, inclusive administrativa, mas as autuações são freqüentes e crescentes.

Ou seja, cabe ao contribuinte provar que está apenas se ressarcindo dos custos e despesas de terceiros incorridos por ele. E é muitas vezes nesta prova que reside a maioria das decisões contrárias às empresas. Isto porque, na maioria das vezes, a documentação não comprova que a despesa era, realmente, do terceiro.

Ou em casos de empresas do mesmo grupo, o ressarcimento não guarda correlação lógica entre o que foi prestado e o que foi reembolsado. Exemplo clássico é o reembolso de despesas de contabilidade, porém, tendo como critério o custo total do serviço dividido pelo faturamento de cada unidade empresarial.

Para se provar que o reembolso tem caráter de reembolso, deve haver a cobrança exata daquilo que foi gasto pela empresa. Quaisquer valores e/ou critérios estranhos à relação, certamente gerarão dúvidas no Fiscal acarretando a lavratura de Auto de Infração e Imposição de Multa preventivo.

Enfim, não basta que o reembolso não seja um fato econômico capaz de desencadear o nascimento da obrigação tributária e sim que o contribuinte se cerque de toda a documentação comprobatória de que o ressarcimento de determinada despesa foi feita, na estrita relação e valores que foram despendidos anteriormente, com a prova realizada e baseada em documentação, dificilmente a empresa será autuada.

Glaucio Pellegrino Grottoli é advogado tributarista, graduado em Direito do Mercado Financeiro pelo Instituto Brasileiro de Mercado de Capitais e integra a equipe do Peixoto e Cury Advogados.