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Sete dicas para administrar melhor seu tempo na Era Digital

Sete dicas para administrar melhor seu tempo na Era Digital

02/09/2012 Pedro Gomes

Como garantir a concentração no ambiente de trabalho e manter a produtividade em alta.

Atualmente, nossa atenção é desafiada constantemente com o bombardeio do mundo online, através de dispositivos pessoais como celulares, smartphones, notebooks, e-mails, mensagens instantâneas, entre outros.

Por isso, abaixo estão listadas cinco dicas que podem ajudar a melhorar a administração do seu tempo em um ambiente onde todos estão conectados 24 horas por dia, durante os sete dias da semana, no mundo do “agora, agora, agora”.

1. Chegue cedo

Você não vê vantagens na idéia de chegar ao trabalho 30 minutos mais cedo? Pense melhor: abrir mão de 30 minutos de sono pode lhe render 8 horas inteiras com bem menos estresse no escritório. Durante esse tempo “extra” você pode atacar sua caixa de e-mails sem outras distrações e também terá tempo para pensar e responder com calma as mensagens que recebeu durante a noite, conseguindo limpar a caixa de entrada antes que a ofensiva matinal de e-mails recomece. Bônus: você poderá saborear seu cafezinho matinal acompanhado de paz e tranquilidade.

2. Mantenha um planejamento diário Se o gerenciamento do tempo pode ser ameaçado pelas ferramentas digitais, essa mesma tecnologia pode te ajudar a se manter dentro da programação. Pense além do seu calendário digital: se você tem uma lista de coisas a fazer com mais de 20 itens, planeje quanto tempo cada uma deve levar e adicione essas informações na sua agenda a fim de programá-la para emitir um sinal quando for hora de passar para a próxima tarefa – ou quando for hora de fazer uma pausa 5 minutos para tomar água, café, ir ao banheiro ou conversar com um colega de trabalho.

O grande desafio de trabalhar com um planejamento diário é que a maioria das pessoas desiste por acreditar que não funciona. Para que isso não aconteça com você antes de iniciar a sua lista, responda duas perguntas mágicas: 1) Tem que ser hoje? 2) Tem que ser eu? Respeitando rigorosamente essas perguntas, certamente a sua lista será muito eficaz, seu dia muito mais produtivo e você ficará mais disposto a investir energia em suas atividades até que o alarme “diga” que é hora de parar.

3. Saiba dizer não Dizer não às pessoas é sempre um desafio, seja por receio de ficarmos mal vistos, ou por acharmos que dar conta de mais tarefas é o caminho para o reconhecimento ou até mesmo pela incapacidade de negar algo para as pessoas. Porém, saber dizer não quando realmente necessário é uma habilidade fundamental para se garantir a execução efetiva do seu planejamento diário, evitando as sobrecargas de trabalho que prejudicam o rendimento do funcionário. Em muitos casos, quando uma pessoa não sabe dizer não acaba sobrecarregando-se de tarefas extras e muitas vezes desempenhando atividades que não são diretamente suas, deixando suas próprias prioridades para serem feitas depois do horário. Não desperdice nenhum minuto do seu tempo porque é dele que a vida é feita.

4. Seja presente Não importa o quanto você queira prestar atenção, reuniões parecem ser feitas para surfar na web. O problema? Você gasta mais tempo depois da reunião tentando acompanhar o conteúdo do que se tivesse apenas se concentrado no que foi dito. Se for possível, desligue seu telefone quando estiver em uma reunião e diga para um assistente ou colega onde você estará e como encontrá-lo caso haja alguma emergência. Se você precisar estar acessível durante a reunião, coloque seu telefone no silencioso e deixe-o no bolso, onde você não ficará tentado a checar os e-mails ou a qualquer outra atividade que distraia a sua atenção.

5. Use o e-mail corretamente Apesar de ser uma ferramenta de trabalho fundamental nos dias de hoje, o e-mail deve ser usado como parcimônia para que não se transforme em um dos maiores vilões da produtividade. Isto porque muitas pessoas se habituam a resolver tudo por e-mail, e se esquecem de que um simples telefonema, por exemplo, poderia ser infinitamente mais prático para determinadas ocasiões. Por isso, leve sempre em consideração a seguinte regra: se a mensagem que se quer transmitir gerar um diálogo, vale mais a pena utilizar meios dinâmicos como telefone, Skype, MSN, entre outros, que possibilitam uma conversa mais fluida. O e-mail, portanto, deve ser priorizado para mensagens específicas, rápidas ou para transmitir informações simples que não exigirão respostas complexas.

6. Evite Procrastinar Nada é mais eficiente para nos fazer procrastinar do que a internet, particularmente as redes sociais como Facebook ou Twitter. Mas, de acordo com o livro “O poder do hábito”, escrito pelo jornalista da publicação norte-americana The New York Times, Charles Duhigg, podemos diminuir o poder da procrastinação através da produtividade. A chave é reconhecer o motivo que te leva a surfar na web: se você quer apenas arejar a cabeça, encaixar isso na sua programação de atividades (veja em “Mantenha um planejamento diário”) vai ajudá-lo a passar apenas 5 ou 10 minutos em sites de esportes ou de relacionamentos – e não horas inteiras – sem prejudicar seu desempenho.

7. Proteja seu tempo particular Funcionários que usam smartphones podem sentir que estão acorrentados digitalmente ao escritório. Claro, você pode não conseguir desligar seu dispositivo de trabalho imediatamente quando sair do ambiente de trabalho. No entanto, é razoável que desliguem tais dispositivos durante o jantar ou quando colocam as crianças na cama. Decida em qual horário é importante estar “desplugado” e proteja-o com todas as forças, sendo mais focado e eficiente durante o horário de trabalho. Saber que você terá aquele tempo exclusivamente para você, sua família ou amigos vai te tornar uma pessoa mais tranquila e mais produtiva no seu trabalho.   * Pedro Gomes, da Dale Carnegie Brasil



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