Desta maneira, essa formalidade tem por finalidade garantir que os sócios ou acionistas, bem como possíveis credores ou terceiros interessados, tenham acesso às informações relevantes de uma determinada sociedade. Inclusive, a própria eficácia dos atos societários perante terceiros depende de seu registro junto ao órgão competente, conforme Art. 1.154 do Código Civil.

As sociedades ditas empresárias, por um lado, terão seu registro, e o de seus atos, nas Juntas Comerciais competentes conforme sua localização territorial. Já as sociedades ditas simples ou sem escopo empresarial - ou seja, aquelas que tem por finalidade a prestação de serviços considerados de ordem intelectual, de natureza literária, científica ou artística; como consultórios médicos, advogados, pesquisador, escritor, entre outros previstos nos termos do Art. 966 do Código Civil - e as sociedades cooperativas, nos termos do Art. 4º da Lei 5.764/1971, estão sujeitas ao registro no Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

Independentemente da natureza jurídica, para que seus atos societários sejam registrados, o órgão competente deve fazer a análise formal do documento apresentado, de forma a verificar se to dos os pressupostos legais aplicáveis àquele ato específico foram cumpridos. Nota-se, entretanto, que os órgãos regulatórios (em especial o antigo Departamento Nacional de Registro do Comércio - DNRC, atual Departamento de Registro Empresarial e Integração - DREI) vêm adotando novos requisitos que não são diretamente relacionados às formalidades exigidas por lei relacionadas ao ato submetido a registro.

Considerando que muitas vezes o ato societário, após registro no competente registro de comércio, também deve ser apresentado a uma série de outros órgãos, nota-se a tendência de unificar o controle e análise formal do registro por apenas um órgão, que repassa as informações aos demais órgãos. Neste sentido, além das formalidades exigidas pela lei e regulamentos aplicáveis, os registros de comércio têm exigido formalidades impostas por outros órgãos como condição para registro de documentos societários.

O precursor destas exigências foi o requerimento imposto pelo DNRC de apresentação de certidões negativas de débitos emitidas pela receita federal, INSS e FGTS como requisito para registrar atos societários que deliberem a troca de controle em sociedades limitadas. Assim, os sócios controladores de sociedades que possuem dívidas ativas com esses entes governamentais não podem alienar seu controle societário sem antes regularizar sua situação, o que significa, usualmente, o depósito de todos os valores em discussão.

Por meio desta exigência, o Estado, na qualidade de eventual credor da sociedade alienada, condiciona a transação de troca de controle entre privados ao pagamento ou à garantia de pagamento de tributos, favorecendo-se sem qualquer amparo legal ou constitucional. Para, além disso, no que toca ao registro de atos societários das sociedades empresárias, as Juntas Comerciais estão buscando a modernização e integração de sistemas com outros órgãos públicos.

Mais recentemente, foram firmados convênios entre a Receita Federal e algumas Juntas Comerciais, pelo qual passou a ser obrigatória a apresentação do Documento Básico de Entrada (DBE) juntamente com o protocolo do pedido de registro de ato societário. Outras Juntas Comerciais passaram ainda a ter convênios com as secretarias estaduais da fazenda e com as prefeituras. Assim, os referidos órgãos são imediatamente informados de alterações nos dados das sociedades (composição de capital, endereços, quadro de sócios e de administradores, etc.), e caso exista alguma discrepância ou inconsitência nos dados, podem, inclu sive, exigir a apresentação de documentos adicionais ou esclarecimentos, mesmo antes de o ato societário ser registrado.

Note-se que a finalidade das recentes modernizações de diversas Juntas Comerciais e parceria com outros órgãos públicos deveria ter como única finalidade a celeridade e melhora da eficiência dos serviços públicos, a fim de se adequar à dinamicidade da atividade empresária. Ocorre, todavia, que a imposição de exigências para registro de atos societários, não relacionadas com as formalidades legais exigidas para registro do próprio ato, tornou as Juntas Comerciais em um grande balcão de serviços dos demais órgãos federais, estaduais e municipais conveniados, ocasionando ineficiência na prestação dos serviços públicos e maior morosidade no sistema.

As referidas parcerias das Juntas Comerciais com determinados órgãos públicos, por si só, não seriam um problema para os empresários, caso tivessem sido implementadas visando sua finalidade última - celeridade e melhoria na prestação do serviço público - muito pelo contrário, poderiam ser um efetivo meio para redução das etapas necessárias para regularização das sociedades empresárias juntos aos diversos órgãos competentes, facilitando a implementação de alterações das sociedades.

Entretanto, a imposição de novas formalidades para adiantar a atualização das alterações societárias junto aos demais órgãos não pode se transformar em um empecilho ao registro dos atos societários nos registros de comércio, os quais cumprem distinta função social. Na prática, nota-se um grande aumento na carga de trabalho dos registros de comércio, sem o devido aumento de pessoal ou melhoria nos sistemas de tecnologia, o que resulta em maior demora no registro de atos societários, que muitas vezes são essencias para a vida empresarial.

Assim, a implementação das parcerias deveria observar a finalidade a que serve sem ocasionar ao empresário e sociedade empresária novas exigências relevantes tão somente para a atualizaçã o e regularização junto ao órgão conveniado, antes mesmo do registro dos atos societários junto às Juntas Comerciais competentes.

*Rafael Pellegrini Ribeiro e Mariana Ferreira Martins-Costa são, respectivamente, associado sênior do escritório Trench, Rossi e Watanabe Advogados, na área de direito societário e fusões e aquisições, mestre (LLM) em direito societário pela New York University (NYU) e mestre em Direito Internacional Privado pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS); advogada da mesma banca na área de direito societário e fusões e aquisições e mestranda em direito comercial pela Universidade de São Paulo (USP).