A informação disponibilizada em formato eletrônico e assinada digitalmente ganhou força e, hoje, consolida-se em um movimento sem volta, tanto para o Fisco, quanto para as empresas. É o que chamamos de "Ativos Digitais", a exemplo, os arquivos em formato XML das Notas Fiscais Eletrônicas e os arquivos de registros do SPED Fiscal, Contábil e PIS/COFINS. Na mesma proporção em que o volume de informações disponibilizadas aumenta, a preocupação com a garantia do arquivamento, recuperação e controle das mesmas também cresce dentro das empresas. É preciso ter a certeza de que, em uma eventual fiscalização, a empresa terá acesso aos dados da Nota Fiscal Eletrônica rapidamente.

Nesse cenário, os Ativos Digitais podem tornar-se verdadeiros Passivos Digitais, acarretando em risco e prejuízo às companhias. Para resolver essa preocupação, o mercado já disponibiliza soluções em nuvem, que utilizam o poder de computação distribuída, de alta performance e confiabilidade para que haja um armazenamento seguro e eficaz. Tais soluções possuem arquitetura 100% baseada em cloud computing, seja em nuvem privada ou pública, como é o caso da plataforma Azure da Microsoft. Não importa se o volume de dados está na ordem de centenas ou de milhares de documentos. A característica de computação elástica da plataforma permite a alocação e posterior redução de recursos computacionais conforme a necessidade de cada operação.

De maneira totalmente automática, soluções com esse modelo de atuação permitem com que as empresas criem um gancho em seu processo de emissão de notas fiscais. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), o sistema captura o arquivo digital via webservice e armazena essas informações de maneira estruturada e segura em Data Centers. Uma solução baseada em webservices segue os padrões mais modernos de computação em nuvem e pode ser operada com qualquer serviço de emissão e transmissão de Nota Fiscal Eletrônica. Através de interface web bastante amigável, os operadores do sistema têm acesso à NF-e armazenada no momento em que precisarem.

Essa tecnologia permite que as equipes de TI dediquem seus esforços e recursos na melhoria do processo junto ao core business da empresa, e não mais com atividades que são commodities, pouco alinhadas aos objetivos da empresa. Para as áreas de negócios das empresas, uma solução como esta representa segurança e confiabilidade na recuperação de informações de valor estratégico e operacional a qualquer momento. A solução é ofertada no modelo de SaaS (Software as a Service), o que representa baixíssimos custos de adoção para empresas de qualquer tamanho, visto que se baseia no conceito de "Pay as You Go". Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento. Não há investimentos de licenciamento ou manutenção.

A solução ainda permite que a empresa ajuste sua utilização à medida do seu crescimento, o que, para o mercado de pequenas e médias, em que a capacidade de investimento em TI é um limitador importante, representa excelente oportunidade de usufruir da mais avançada tecnologia para mitigar riscos, aliada a um nível de serviço antes só disponível para empresas de grande porte. E, por outro lado, para as grandes empresas significa adotar uma solução altamente escalável, o que permite melhor planejamento dos recursos.

Leonardo Nogueira* é diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da unidade de aplicativos da Sonda IT, maior companhia latino-americana de Tecnologia da Informação.