Portal O Debate
Grupo WhatsApp


Como gerenciar os seus e-mails

Como gerenciar os seus e-mails

16/06/2018 Christian Barbosa

Você tem muitos e-mails para responder? Às vezes se sente perdido em meio a tantas mensagens?

Como gerenciar os seus e-mails

Há algum tempo, grandes nomes e empresas de tecnologia defendiam que o e-mail estava prestes a morrer e que novas tecnologias substituiriam o volume de mensagens que receberíamos. Os anos se passaram e, ao contrário do que acreditavam, o e-mail continuou a crescer e a sensação de sobrecarga com essa ferramenta é cada vez mais comum.

Alguns anos atrás, desenvolvi um produto capaz de analisar caixas de entrada e selecionar o que era ou não importante, separando os itens de acordo com sua relevância. Durante as pesquisas para a criação do produto e do algoritmo, aprendi muito sobre o comportamento das pessoas em relação aos e-mails e descobri que muitas lidam quase obsessivamente com as mensagens recebidas. O fato é que muita gente transforma sua caixa de entrada em uma lista de tarefas e permite que o e-mail controle sua rotina.

O problema é que a priorização do e-mail faz com que você passe o tempo todo atendendo às demandas dos outros e adie coisas que realmente precisa fazer. É preciso, então, parar para refletir e entender se você é uma pessoa mais comprometida com o e-mail ou se é mais produtiva.

Aqueles que se preocupam demais com a caixa de entrada geralmente chegam ao fim do dia com a sensação de que ele passou rápido demais e de que fez muita coisa, mas pouco do que realmente precisava. E é verdade. Nessa situação, você se sente exausto como se tivesse carregado um enorme peso nas costas, mas, na realidade, o que fez foi colocar o seu tempo, atenção e foco em coisas que não deveriam ser feitas – ou, pelo menos, não naquele momento.

E como mudar esse hábito? Primeiramente, é preciso entender que o seu dia precisa ter um planejamento que deve incluir desde as tarefas mais importantes até as circunstanciais. Reserve um período do dia para focar nas suas atividades, longe do e-mail. Se nesse momento alguém precisar de você com real urgência, irá telefonar ou encontrar outra forma de se comunicar. Alguns profissionais específicos precisam checar o e-mail o tempo inteiro, mas para pelo menos 80%, é possível acessar esporadicamente.

Quando terminar as atividades importantes, está liberado para checar e responder suas mensagens. Assim, vai ter a sensação de que evoluiu no cumprimento das tarefas.

Para os que têm mais dificuldade em deixar os e-mails, planejar, priorizar e estabelecer uma rotina, uma dica interessante é olhar as mensagens no intervalo de cada tarefa importante.

Isso já ajudará a fazer mais coisas necessárias e reduzir o tempo gasto com questões circunstanciais.

* Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e odutividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. 



Gestão pública é o caminho contra a corrupção

A corrupção é pré-requisito do desenvolvimento, já dizia Gunnar Myrdall, Prêmio Nobel de Economia, em 1974.


Quando a desinformação é menos tecnológica e mais cultural

Cenário é propício para o descrédito de pesquisas, dados, documentos e uma série de evidências de veracidade.


Igualdade como requisito de existência

Na última cerimônia de entrega do EMMY, o prêmio da TV Norte Americana, um ator negro foi premiado, fruto de reconhecimento praticamente unânime de seu trabalho.


Liderança é comunicação, conexão e confiança

Cada dia que passa, percebo que uma boa comunicação e liderança têm total relação com conexão.


“A educação é a arma mais poderosa…” mas para quem?

Tudo o que se cria ou se ensina no mundo tem dois lados. Geralmente as intenções são boas e as pessoas as tornam ruins.


“Golpe do Delivery”

Entregadores usam máquina de cartão para enganar consumidor.


A inclusão educacional e o mês das crianças

O tema da inclusão está na ordem do dia, dominando as agendas no mês das crianças.


A velha forma de fazer política não tem fim

Ser político no Brasil é um grande negócio, uma dádiva caída do céu, visto as grandes recompensas de toda a ordem obtidas pelos políticos.


Procedimento de segurança

“Havendo despressurização…”, anuncia a comissária, em tom calmo, aos ouvidos dos senhores passageiros daquele voo atrasado, sob a umidade e a monocromia do céu de quase inverno.


Envelhecimento: o tempo passa para todos

Todos nós, em algum momento de nossas vidas, já ouvimos a frase: “o tempo passa para todos”.


Os passos para encontrar a si mesmo e a Deus

Mar da Galileia, Mar de Tiberíades ou Lago de Genesaré, um lugar significativo de tantos milagres e narrativas do Evangelho.


A babá e o beijo

Se eu tinha dúvidas, agora não tenho mais.